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一、行政公文的概念行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、行政公文的特点和作用（一）行政公文的特点1、政策性对政治、经济、社会生活各个领域有指导作用，用以执行贯彻党和国家的有关政策，执行国家的法律法令。2、实用性处理公务，根据现实需要、针对实际问题而制发，有明确的写作目的3、可靠性所涉及的材料、数据、事实必须真实可靠，不得有任何虚假错漏。4、定向性由特定机关制发，写给特定读者，针对特定事务5、时间性所针对的问题总是存在于特定时间范围之内的6、规范性写作格式和办理程序有一定的规范。（二）行政公文的作用1994年1月1日起施行的《办法》有如下表述：“是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。”颁布法规：宪法、刑法、民法以及某些规定办法都要通过行政公文予以颁布实施。在法制完善的进程中起积极作用。指挥管理：大到国家机器运转、小到企事业单位运作，公文的主体是领导机构，很多公文的起草、定稿过程实质上就是管理过程。交流信息：下行文中的公告、通告、公报等、上行文中的报告、请示，平行文的函，都具有交流信息的基本功能。宣传教育：决议、公报、公告、通报、会议纪要等文件。如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》教育全党和全国人民正确认识毛泽东和毛泽东思想的历史功过。商洽协调：某些工作需要若干单位合作完成，单位之间就要协调商议，主要文种是函。凭证依据：下行文是下级机关的工作依据，上行文是上级机关决策的依据。机关内部公文是开展工作的记录和凭证。三、行政公文分类《国家行政机关公文处理办法》规定了13种行政公文：令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和人员决定适用于重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问请示适用于向上级机关请求指示、批准批复适用于答复下级机关的请示事项意见适用于对重要问题提出见解和处理办法函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项会议纪要适用于记载、传达会议精神和议定事项四、行政公文的基本规则（一）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告（二）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。（三）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联行行文。（四）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门，须经同级政府审批的事项，经同级政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经同级政府同意。（五）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文、如擅自行文，上级机关应当责令其纠正或撤销。（六）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关（七）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，应抄送，但不能抄送下级机关。“报告”不得夹带请示事项。（八）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。（九）受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关，上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。五、行政公文的格式公文一般有秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标示、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。公文首页红色反线（宽度同版心，及156MM）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。排印格式（一）用纸国际标准A4幅面尺寸为210mm×297mm，并规定各裁边的误差为±3mm（二）公文页面边与版心公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）（三）公文中的颜色一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色（四）排版规格正文用3号仿宋字体，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。（五）印刷双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。（六）装订公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外钉眼距书芯上下各1/4处，允许误差为±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。眉首部分标识排列顺序：发文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标示、发文字号、签发人和红色反线。（一）发文份数序号为公文印制若干份时每份公文的顺序编号使用阿拉伯数码，顶格标识在版心左上角第一行（二）秘密等级和保密期限3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需要同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。（三）紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。（四）发文机关标识发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的标识。发文机关即制发公文的单位，必须标注。发文机关常用红色字体印刷，俗称“红头”，字体为长宋体。如使用联合行文文头，公文标题可不加行文单位；也可以用主办机关文头，但标题中必须加联合行文单位。（五）发文字号发文字号应包括机关代字、年份、序号。联合行文的只标注主办机关发文号。年份用全称，并用“〔〕”括入，序号不加虚位（如1不编001），发文序号前没有“第”字。发文字号位置，在发文机关标识下空2行，距离下面的红色反线4mm。（六）签发人代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名，签发人和会签人（联合行文）的姓名，是公文生效并对其内容负责的标志。一般公文不必有签发人，上行文中要标明，请示应当在附注处注明联系人姓名和电话。主体部分（一）标题公文名称，由发文机关名称、发文事由和公文种类组成，可省略机关名称或事由或这两项。红色反线下空2行，用2号小标宋体字；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除法规条文、规章名称家《》外，一般不加标点符号，可以在并列的词或词组中间用顿号。（二）题注对文件标题的注释说明，用以说明法规性文件或经会议讨论通过的文件的产生的法定程序和时间，使用（）标注，不用其他符号如句号等。位于标题正下方，一行或多行。如《中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定》题注为“（中国共产党第十三届中央委员会第八次全体会议1991年11月29日通过）”（三）主送机关主送机关指公文的主要受文机关。应使用全称或规范化简称、统称。如“山东省人民政府”或“省政府”。主送机关应在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格：最后一个主送机关标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。（四）正文公文的核心和主体部分，表述文件的具体内容，体现发文机关的意图。一般而言，主送机关之下、落款之上都是正文，一般包括缘由、事项、结尾三部分、不同文种写法不同。公文正文在主体机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格、数字、年份不能回行。文字从左至右横写横排。A4纸最小使用字体为3号。（五）附件附件是附在正文之后的一些补充材料，附件也是正文或“正件”附件应与公文正文一起装订，并在附件页左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（六）发文机关大多文件需标注发文机关，尤其是无文头的普发性公文且标题中无发文机关的文件。联合行文的，主办机关排在前面，其他机关在下依次独立排列。使用全称或规范简称，不可滥用简称。位置在正文或附件标注的右下方，另起一行书写，和上面的内容空出一定距离里，以便加盖印章。（七）印章是发文机关对文件生效负责的凭证，除会议纪要和电报形式发出的公文外，正式行文都应加盖印章。签印的原则，一是不出现空白印章，即印章下必须压盖文字；二是盖章时务必使印章与正文同处一面，有些情况可通过技术处理，避免采取“此页无正文”的处理方法。行政机关联合向上行文时，由主办单位加盖印章即可。（八）发文时间或成文时间是公文制成时间或生效的法定时间。用与正文相同字号的汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准，电报以发出日期为准。（九）注释或特殊说明（附注）用以说明在文件的其他区域不便说明各种事项，如术语的解释、文件的传阅范围、使用方法等。无需特别说明的可以不注。位于末叶日期下方左边。每项一个自然段，两项或以上注意序号和正文中的序号一致。版记部分（一）主题词反映公文内容的规范化词语，名词或名词性词组。各单位和系统的主题词表一经确认不得随意修改。1988年12月修订的《国务院公文主题词表》中共有786个主题词，按照内容分为15个类别。上行文应从上级机关制发的主题词表中选择合适的词语，若没有可选用表上位概念的上位词。（二）抄送机关需要了解公文内容，但不负责处理和执行的机关。可以是上级、下级或不相隶属的机关。对上级机关用“抄报”，对同级机关或不相隶属机关用“抄送”，对下级机关用“抄发”。抄送的目的是与有关方面沟通情况，以便取得了解、理解、支持和配合。选择抄送机关要注意不可随意扩大范围或漏送，名称应为全称或规范化简称。位于文件末页主题词下方。（三）印发标识由印发机关、印发日期、录入校对人员姓名和印制份数组成，位于公文末页下端。印发机关一般为发文机关的办公厅（室）。印发日期指实际印刷的时间，不同于成文日期，用阿拉伯数字标注。（四）版记中的反线版记个各要素之下均加一条反线，宽度同版心。本标准规定版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。要注意最后一个要素之下要有一条反线。（五）版记的位置版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。（六）页码公文每一页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在图文区下端，正面为单号，位于右下角，反面为双号，位于左下角。行政公文写作应注意的事项：1、切实领会好领导意图公文是为领导活动服务的，是领导者从事行政领导管理活动的重要手段。因而能否真正领会好领导意图，是决定公文写作是否成功的一个非常重要的环节。2、系统储备素材和观点拥有充分的素材是撰写好公文的基础。写文章实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。储备素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。3、撰稿注意双层思维所谓双层思维就是在文章特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